MATERI 5 : MANAJEMEN, KEPEMIMPINAN, DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN

Seorang manajer harus mempraktikkan seni penyelesaian pekerjaan melalui sumber-sumber organisasional, misalnya, pekerja, sumber daya finansial, informasi, dan perlengkapan. Pada suatu saat, manajer disebut sebagai atasan dan pekerjaan mereka adalah memberi tahu orang-orang apa yang harus dilakukan dan mengawasi mereka untuk memastikan mereka melakukannya.

Secara umum, manajemen sedang mengalami revolusi. Manajer di masa depan kemungkinan akan bekerja dalam tim dan akan menerima peran yang sama sekali berbeda dengan perusahaannya. Jadi manajemen mmenuntut orang dengan jenis yang baru, yaitu terampil dalam komunikator, tim pemain dan perencana, koordinator, penyelenggara, dan pengawas.

Definisi manajemen adalah proses yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasional melalui beberapa hal, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian orang dan sumber-sumber daya organisasional lainnya.

1.      Perencanaan (planning)

Fungsi manajemen yang meliputi antisipasi terhadap tren dan penentuan strategi dan taktik terbaik untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasional. Fungsi ini merupakan fungsi manajerial pertama yang melibatkan penetapan visi, tujuan, dan sasaran organisasional. Visi (vision) adalah penjelasan yang luas atas mengapa organisasi tersebut eksis dan kemana arah yang dituju organisasi tersebut. Tujuan (goals) adalah pencapaian luas jangka panjang yang ingin dicapai oleh organisasi. Sasaran (objective) adalah pernyataan spesifik jangka pendek yang memperinci bagaimana cara mencapai tujuan organisasional. Pernyataan misi (mission statement) yaitu ukuran mengenai tujuan mendasar dari sebuah organisasi. Berikut adalah pernyataan misi yang berarti harus menyinggung

·         Konsep diri organisasional

·         Filosofi dan tujuan perusahaan

·         Daya tahan jangka panjang

·         Kebutuhan pelanggan

·         Tanggung jawab sosial

·         Sifat dari produk atau jasa perusahaan

Analisis SWOT adalah sebuah alat perencanaan yang digunakan untuk menganalisis kekuatan , kelemahan, kesempatan, dan ancaman organisasi.

Bentuk-bentuk perencanaan :

a.      Perencanaan strategis

Penetapan tujuan luas dan jangka panjang oleh manajer puncak

b.      Perencanaan taktis

Identifikasi sasaran spesifik dan jangka pendek oleh manajer tingkat tingkat lebih rendah

c.       Perencanaan operasional

Penetapan standar dan jadwal kerja

d.      Perencanaan kontingensi

Rencana cadangan jika rencana utama gagal

Semua fungsi manajemen melibatkan sejenis pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan (decision making) adalah memilih diantara dua alternatif atau lebih. Langkah-langkah ini dapat diingat sebagai tujuh M dari pengambilan keputusan :

-          Mendefinisikan situasi

-          Mendeskripsikan dan mengumpulkan informasi yang dibutuhkan

-          Mengembangkan alternatif

-          Mengembangkan persetujuan diantara yang terlibat

-          Memutuskan alternatif mana yang terbaik

-          Melakukan apa saja yang diindikasikan

-          Menentukan apakah keputusan tersebut adalah keputusan yang baik dan melanjutkannya

2.      Pengorganisasian (organizing)

Fungsi manajemen yang meliputi perancangan struktur organisasi dan penciptaan kondisi dan sistem di mana setiap orang dan setiap hal bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasional. Bagan organisasional adalah alat visual yang memperlihatkan hubungan antar orang dan membagi pekerjaan organisasi, bagan organisasi memperlihatkan siapa yang bertanggung jawab untuk penyelesaian pekerjaan tertentu dan siapa yang melapor kepada siapa. Bagan organisasional ini terbagi atas empat bagian, yaitu :

ü  Manajemen puncak (presiden dan wakil presiden)

ü  Manajemen menegah (manajer pabrik,kepala divisi, manajer cabang)

ü  Manajemen penyelia (penyelia, mandor, kepala departemen, pemimpin bagian)

ü  Non penyelia (karyawan)

Hanya sedikit orang yang terlatih untuk menjadi manajer yang baik. Ada kecenderungan bagi manajer untuk menjadi terlibat secara mendalam dalam menunjukkan kepada orang lain bagaimana cara melakukan pekerjaan, membantu mereka, mengawasi mereka, dan biasanya sangat aktif dalam tugas operasional. Seorang manajer harus memiliki tiga kategori ketrampilan, yaitu :

1.      Ketrampilan teknis

Melibatkan kemampuan untuk melakukan tugas dalam disiplin tertentu atau departemen tertentu

2.      Ketrampilan hubungan manusia  

Melibatkan komunikasi dan motivasi

3.      Ketrampilan konseptual

Melibatkan kemampuan untuk menggambarkan organisasi sebagai satu keseluruhan dan hubungan antara berbagai bagiannya

 

3.      Kepemimpinan (leading)

Menciptakan visi untuk organisasi dan mengkomunikasikan, membimbing, melatih dan memotivasi orang lain untuk bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasional. Pemimpin yang baik memotivasi pekerja dan menciptakan lingkungan bagi pekerja untuk memotivasi diri mereka sendiri. Dalam ringkasan, seorang pemimpin harus :

§  Mengomunikasikan sebuah visi dan membuat orang lain mengikuti visi tersebut

§  Menetapkan nilai-nilai korporat

§  Mempromosikan etika korporat

§  Merangkul perubahan

Dapat kita lihat beberapa gaya kepemimpinanyang paling umum dikenali dan melihat bagaimana gaya-gaya ini dapat efektif :

-          Kepemimpinan otokratis

Gaya kepemimpinan yang melibatkan pengambilan keputusan manajerial tanpa berkonsultasi dengan orang lain

-          Kepemimpinan partisipatif

Gaya kepemimpinan yang terdiri atas manajer dan karyawan yang bekerja bersama untuk mengambil keputusan

-          Kepemimpinan free-rein

Gaya kepemimpinan yang melibatkan manajer yang menetapkan sasaran-sasaran dan karyawan relatif mempunyai kebebasan untuk melakukan apapun yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut  

Empat tipe kepemimpinan :

-          Rasional

-          Politik

-          Kemanusiaan

-          Kebudayaan 

4.      Pengendalian (controlling)

Fungsi manajemen yang melibatkan penetapan standar yang jelas untuk menentukan apakah sebuar organisasi mengalami kemajuan terhadap tujuan dan sasarannya, memberi ganjaran kepada orang-orang untuk melakukan pekerjaan yang baik, dan mengambil tindakan korektif jika tidak. Pengendalian terdiri atas lima langkah, yaitu :

1.      Menetapkan standar kinerja yang jelas

2.      Memantau dan merekam kinerja aktual

3.      Membandingkan hasil terhadap rencana dan standar

4.      Mengkomunikasikan hasil dan penyimpangan terhadap karyawan yang terlibat

5.      Mengambil tindakan korektif

Kriteria untuk mengukur keberhasilan dalam perusahaan yang berorientasi pada pelanggan adalah kepuasan pelanggan. Ini meliputi, baik kepuasan dari pelanggan eksternal maupun internal. Pelanggan eksternal meliputi diler yang membeli produk untuk dijual kepada orang lain dan pelanggan akhir yang digunakan secara pribadi. Pelanggan internal adalah individu dan unit dalam perusahaan yang menerima layanan dari individu atau unit lain.